Datenschutzhinweise der internen Meldestelle

Für Hinweise selbst nutzen Sie bitte nicht diese Adresse, sondern die Meldewege auf der Seite der Meldestelle.

erreichbar unter datenschutzbeauftragter@beispiel-personal.example

• Ihre Angaben zu Ihrer Person und Ihre Kontaktdaten, soweit Sie sie mitteilen – anonyme Meldungen sind möglich
• der Inhalt der Meldung und mitgeschickte Unterlagen
• Angaben zu Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder darin genannt werden, etwa Name, Funktion und das geschilderte Verhalten
• die weitere Kommunikation mit der Meldestelle sowie Protokolle von Telefonaten und Gesprächen
• besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheitsdaten) und Angaben zu möglichen Straftaten, wenn sie in einer Meldung enthalten sind

Angaben zu Ihrer Person sind freiwillig. Ohne eine Möglichkeit, Sie zu erreichen, kann die Meldestelle Ihnen aber keine Eingangsbestätigung und keine Rückmeldung geben und keine Rückfragen stellen.

Die Meldestelle verarbeitet die Daten, um Meldungen entgegenzunehmen, zu prüfen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und das Verfahren zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 10 Satz 1 und den §§ 11, 13, 17 und 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Angaben zu Straftaten verarbeitet sie nur, soweit es für ihre Aufgaben erforderlich ist, und schützt sie besonders (§ 10 Sätze 2 und 3 HinSchG, Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g und Art. 10 DSGVO).

Ergreift das Unternehmen aufgrund einer Meldung eigene Maßnahmen, etwa im Arbeitsverhältnis oder um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, beruht diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c oder f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin, Verstöße aufzuklären und abzustellen.

Auf Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO) beruhen: eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll von Telefonaten und Gesprächen (§ 11 Abs. 2 und 3 HinSchG), ein Gespräch per Video (§ 16 Abs. 3 HinSchG) und die Weitergabe der Identität der hinweisgebenden Person für Folgemaßnahmen; diese Einwilligung muss für jede Weitergabe gesondert und in Textform vorliegen (§ 9 Abs. 3 HinSchG). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Daten über Personen, die in einer Meldung genannt werden, stammen von der hinweisgebenden Person und aus den anschließenden Nachforschungen der Meldestelle, etwa aus Unterlagen des Unternehmens und Gesprächen mit Beteiligten. Wer den Hinweis gegeben hat, bleibt vertraulich (§ 8 HinSchG, § 29 Abs. 1 Satz 1 BDSG).

• die Personen der Meldestelle und wer sie bei ihren Aufgaben unterstützt (§ 8 HinSchG)
• Stellen im Unternehmen, die für Folgemaßnahmen zuständig sind – nur soweit erforderlich und ohne die Identität der hinweisgebenden Person, es sei denn, sie hat eingewilligt (§ 9 Abs. 3 und 4 HinSchG)
• Behörden und Gerichte, wenn eine Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden (§ 9 Abs. 2 HinSchG)
• technische Dienstleister, die im Auftrag und nach Weisung arbeiten (Art. 28 DSGVO): Alpha Management GmbH, Görresstraße 30, 58636 Iserlohn (Betrieb des Meldepostfachs und dieser Seiten), dafür eingesetzt IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur (E-Mail-Postfach) und Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern (Server in Frankfurt am Main) (Server dieser Seiten)

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Die Dokumentation einer Meldung wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Länger bleibt sie nur, soweit das erforderlich und verhältnismäßig ist, etwa für ein laufendes Gerichtsverfahren (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Eine Tonaufzeichnung, aus der ein Protokoll erstellt wird, wird gelöscht, sobald das Protokoll fertig ist (§ 11 Abs. 4 HinSchG).

Personen, die in einer Meldung genannt werden, informiert die Meldestelle über die Verarbeitung ihrer Daten. Solange die Information die Aufklärung gefährden würde, stellt sie sie zurück und hält die Gründe fest (Art. 14 Abs. 5 Buchstabe b DSGVO). Die Identität der hinweisgebenden Person erfahren sie dabei nicht (§ 8 HinSchG, § 29 Abs. 1 Satz 1 BDSG).

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 15 bis 18 DSGVO). Diese Rechte können eingeschränkt sein, soweit sonst die Vertraulichkeit anderer Personen, insbesondere der hinweisgebenden Person, verletzt würde (Art. 15 Abs. 4 DSGVO, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG, § 8 HinSchG).

Widerspruch: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Diese Seiten setzen keine Cookies, verwenden keine Analyse- oder Werbewerkzeuge und laden keine Inhalte von fremden Servern. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Geräts, um die Seite auszuliefern. Zugriffsprotokolle werden nicht geführt. Nur bei einer technischen Störung kann die IP-Adresse in einem Fehlerprotokoll des Servers stehen; es wird nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der sicheren Bereitstellung dieser Seiten.

Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse der Meldestelle, öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm. Was Sie dort schreiben, erfahren diese Seiten nicht. Links auf andere Websites, etwa die der externen Meldestellen, öffnen deren Seiten; dort gelten deren Datenschutzhinweise.

Für die übrige Website gilt die Datenschutzerklärung der Beispiel Personal GmbH.